Inhaltsverzeichnis:
- Typen von Salesforce-Implementierungen
- Anforderungsanalyse
- Implementierungsphase
- Testphase (UAT)
- Go-Live
- Hypercare
- Zusammenfassung
Jeder, der mit IT-Projekten zu tun hat, weiß, dass es oft schwierig ist, genau zu sagen, wie lange ein bestimmtes Unterfangen dauern wird. Bei Salesforce gibt es jedoch zeitliche Rahmen, in denen es in den meisten Fällen gelingt, die Implementierung abzuschließen. Grundsätzlich werden Projekte in grundlegende (MVP) und komplexere unterteilt.
In vielen Fällen entscheiden sich Unternehmen dafür, nach der Inbetriebnahme des Tools neue Funktionalitäten hinzuzufügen. Dann spricht man von einer Weiterführung der Zusammenarbeit – der Zeitaufwand für die Hinzufügung neuer Funktionen wird nicht in den Zeitrahmen eingerechnet, den Sie heute kennenlernen werden.
Welche Arten von Salesforce-Implementierungen gibt es?
Zunächst sehen wir uns an, welche Varianten der Salesforce-Implementierung es gibt und wie lange sie dauern:
- MVP (maximale Projektdauer: bis zu 10 Wochen)
- SMB (maximale Projektdauer: 12 Wochen)
- CBU (minimale Projektdauer: 8 Wochen)
- Enterprise (minimale Dauer einer Phase: 12 Wochen)
Wichtig: Aufgrund des großen Umfangs von Enterprise-Projekten wird in diesem Fall die Dauer einer einzelnen Phase angegeben.
Unabhängig vom Umfang des Projekts haben alle Arten der Salesforce-Implementierung gemeinsame Elemente – diese werden wir im Folgenden beschreiben. Anschließend gehen wir auf die Unterschiede in den einzelnen Phasen ein, je nachdem, mit welchem Projekt es sich handelt.
Anforderungsanalyse vor der Salesforce-Implementierung
Die Analyse in einem Salesforce-Implementierungsprojekt ist ein wichtiger Schritt, der darin besteht, die Bedürfnisse und Anforderungen der Organisation zu verstehen und einen Aktionsplan zu erstellen, um die Salesforce-Plattform an diese Bedürfnisse anzupassen und zu konfigurieren. Der Analyseprozess zielt darauf ab, Informationen zu sammeln, Geschäftsziele zu identifizieren und die besten Lösungen zu finden, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten sind.
Wie lange dauert die Analysephase?
- MVP – ca. 2 Wochen
- SMB – ca. 3-4 Wochen
- CBU – ca. 3-5 Wochen
- ENTERPRISE – in der Regel 2-3 Monate am Anfang des Implementierungsprojekts und vor jeder weiteren Phase empfehlen wir eine Analyse, die 2-3 Wochen dauert.
Die Analysephase unterscheidet sich je nach Projektumfang, d.h. je nachdem, wie viele Funktionalitäten und Anpassungen die Implementierung umfassen soll. Die Analyse wird bei einer MVP-Implementierung kürzer und bei einer Implementierung für kleine und mittlere Unternehmen oder Enterprise-Organisationen länger dauern.
Umfang der Analyse vor der Salesforce-Implementierung
Schauen wir uns nun die Bestandteile dieser Projektphase an.
- Erfassung von Anforderungen: Sie beginnt mit Treffen und Gesprächen mit Vertretern der Organisation, um ihre Geschäftsziele, Herausforderungen und Erwartungen an Salesforce zu verstehen. Während dieser Gespräche werden Informationen über Geschäftsprozesse, Funktionen, Berichterstattung und Integration mit anderen Systemen gesammelt.
- Analyse bestehender Prozesse: Das Analyseteam analysiert die bestehenden Geschäftsprozesse der Organisation, um Bereiche zu identifizieren, die mit der Salesforce-Plattform optimiert oder automatisiert werden können.
- Erstellung von Prozesslandkarten: Es werden Prozesslandkarten erstellt, die die Schritte und Phasen der verschiedenen Geschäftsprozesse darstellen. Dies hilft zu verstehen, wie die Prozesse auf der Salesforce-Plattform funktionieren werden.
- Erstellung von Datenmodellen: Die Datenstruktur, die zur Unterstützung der Geschäftsprozesse benötigt wird, wird analysiert. Es werden Datenmodelle erstellt, die die Beziehungen zwischen den verschiedenen Daten widerspiegeln.
- Identifizierung von Anpassungen und Konfigurationen: Basierend auf den gesammelten Anforderungen und der Prozessanalyse wird ein Plan zur Anpassung und Konfiguration der Salesforce-Plattform erstellt. Dazu gehört unter anderem die Definition von Feldern, Objekten, Abhängigkeiten, Validierungsregeln, Automatisierungsprozessen und anderen Elementen.
- Erstellung von Prototypen: In einigen Fällen können Prototypen in Salesforce erstellt werden, die demonstrieren, wie die definierten Prozesse und Konfigurationen funktionieren werden. Dies ermöglicht ihre Verifizierung und Anpassung vor der vollständigen Implementierung.
- Dokumentation der Anforderungen: Alle gesammelten Anforderungen, Prozessanalysen und Anpassungspläne werden dokumentiert. Dies ist eine große Erleichterung für das Team während der Implementierung und in späteren Projektphasen.
Die Analyse ist ein Schlüsselelement des Salesforce-Implementierungsprojekts, da sie die Grundlage für weitere Aktivitäten wie Konfiguration, Entwicklung, Testen und Implementierung bildet. Durch eine sorgfältige Analyse kann die Salesforce-Plattform besser an die Bedürfnisse der jeweiligen Organisation angepasst werden, was zum Erfolg der Implementierung und zur Effizienz des Systems beiträgt.
Implementierungsphase
Der Zeitrahmen für diesen Teil des Projekts ist wie folgt:
- MVP: ca. 4-8 Wochen
- SMB: ca. 8-12 Wochen
- CBU: ca. 12-18 Wochen
- ENTERPRISE: ca. 12 Wochen/Phase
Die Implementierung der Salesforce-Plattform besteht aus mehreren Schlüsselphasen, darunter Planung, Konfiguration, Tests, Implementierung und Wartung.
Planung:
Definition der Geschäftsziele und Erwartungen
Festlegung des Projektumfangs, unter anderem Funktionen, Prozesse, Integrationen
Erstellung eines Zeitplans und Ressourcenplanung
Auswahl der passenden Salesforce-Module und -Lösungen
Konfiguration und Anpassung:
Erstellung von Objekten, Feldern, Beziehungen, Validierungsregeln und Automatisierungsprozessen
Erstellung von benutzerdefinierten Ansichten, Dashboards und Berichten
Konfiguration von Zugriffssicherheit und Berechtigungen
Schulung der Benutzer:
Erstellung von Schulungsmaterialien für Benutzer
Durchführung von Schulungen, um die Benutzer mit dem neuen System und seinen Funktionen vertraut zu machen
Implementierung:
Übertragung von Anpassungen und Konfigurationen aus der Sandbox- in die Produktionsumgebung
Endgültige Tests der Konfiguration in der Produktionsumgebung
Freigabe des Systems für die Benutzer
UAT-Phase: Tests der neuen Plattform
UAT (User Acceptance Testing) im Kontext der Salesforce-Implementierung bezieht sich auf den Testprozess, bei dem Endbenutzer oder Business-Vertreter an der Verifizierung und Abnahme des Salesforce-Systems vor dessen vollständiger Implementierung teilnehmen. Ziel von UAT ist es, sicherzustellen, dass das System den Erwartungen der Benutzer entspricht und gemäß den geplanten Geschäftsprozessen funktioniert. Die UAT-Phase dauert bis zu 3 Wochen.
UAT ist ein wichtiger Schritt im Salesforce-Implementierungsprojekt, da es den Benutzern die Möglichkeit gibt, das System vor seiner Inbetriebnahme endgültig freizugeben, wodurch das Risiko von Fehlern oder Inkompatibilitäten in späteren Phasen der Implementierung minimiert wird. So sieht ein typischer UAT-Prozess im Kontext der Salesforce-Implementierung aus.
Wie läuft der Test ab?
Vorbereitung auf die Tests: Erstellung von Testszenarien, Testplänen und einem Testsatz.
Testen: Endbenutzer führen Tests durch, die verschiedene Anwendungsfälle und Geschäftsszenarien abdecken. Dies können typische Operationen sein, die Benutzer im System ausführen werden, wie z. B.:
- Erstellen von Datensätzen
- Bearbeiten von Daten
- Ausführen von Berichten usw.
Identifizierung von Problemen: Benutzer protokollieren alle gefundenen Fehler, Inkompatibilitäten oder potenziellen Verbesserungen. Es werden auch Fälle gemeldet, in denen das System nicht den Erwartungen entspricht.
Problemlösung: Das Salesforce-Implementierungsteam analysiert die gemeldeten Probleme und ergreift bei Bedarf Korrekturmaßnahmen. Anschließend wird das System auf Basis dieser Informationen aktualisiert.
Erneutes Testen: Nach der Fehlerbehebung führen die Benutzer erneut Tests durch, um sicherzustellen, dass die gemeldeten Probleme behoben wurden.
Abnahme: Wenn das System den Erwartungen der Benutzer und den Geschäftsanforderungen entspricht, akzeptieren die Benutzer es als bereit für die Implementierung.
Ein gut durchgeführter UAT-Prozess stellt sicher, dass das Salesforce-System für die vollständige Implementierung bereit ist und minimiert das potenzielle Risiko von Problemen nach der Implementierung.
Go-live – grünes Licht für den Start von Salesforce
Die Go-Live-Phase ist ein Schritt in der Salesforce-Implementierung, in dem das neue System offiziell gestartet und den Benutzern in der Produktionsumgebung zur Verfügung gestellt wird. Dies ist der Moment, an dem die Organisation von der Test- und Konfigurationsphase zur vollständigen Nutzung der neuen Salesforce-Plattform in der täglichen Arbeit übergeht.Wie sieht eine typische Go-Live-Phase in einem Implementierungsprojekt aus?
Finale Tests: Vor dem Übergang zur Go-Live-Phase ist es wichtig, abschließende Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle während der Testphase vorgenommenen Korrekturen und Anpassungen wirksam sind und das System ordnungsgemäß funktioniert.
Benutzervorbereitung: Vor der offiziellen Einführung der Lösung muss sichergestellt werden, dass alle Benutzer über das bevorstehende Go-Live informiert sind. Das ist selbstverständlich, aber leicht zu vergessen.
Implementierungsplan: Erstellung eines detaillierten Plans für den Go-Live-Tag. Dazu gehört die Festlegung des genauen Datums und der Uhrzeit, zu der das neue System in die Produktionsumgebung eingeführt wird.
Backup und Sicherheit: Vor der Implementierung müssen Backups der Daten des vorhandenen Systems erstellt und ein Wiederherstellungspunkt angelegt werden, um bei Problemen die Änderungen zurücksetzen zu können.
Implementierung: Zum Zeitpunkt des Go-Live führt das Implementierungsteam die zuvor vorgenommenen Änderungen und Anpassungen in der Produktionsumgebung ein. Dazu gehört beispielsweise die Übertragung von Anpassungen, Konfigurationen, Daten und anderen Elementen.
Überwachung: Nach der Einführung des neuen Systems in der Produktionsumgebung überwacht das Implementierungsteam dessen Funktion, um sicherzustellen, dass keine Probleme, Ausfälle oder Leistungseinbußen auftreten.
Support: Am Go-Live-Tag und kurz danach steht das Support-Team bereit, um auf eventuelle Probleme zu reagieren, die von Benutzern gemeldet werden. Mehr über diese Phase, die als Hypercare bezeichnet wird, erfahren Sie gleich.
Wichtig ist auch die Dokumentation des Go-Live-Prozesses, der laufenden Aktivitäten und der Reaktion auf eventuelle Probleme. Diese Informationen können sich in Zukunft als nützlich erweisen.
Was ist die Hypercare-Phase?
Im Kontext der Salesforce-Implementierung bezieht sich Hypercare auf die Zeit intensiver Kundenunterstützung unmittelbar nach der Einführung eines neuen Systems, einer neuen Anwendung oder eines neuen Projekts. Es ist ein Zeitraum von bis zu 4 Wochen, in dem das Support-Team des Implementierungspartners das System überwacht, eventuelle Probleme löst und auf aktuelle Herausforderungen reagiert, die der Kunde im Zusammenhang mit der Implementierung meldet.
Hauptziele der Hypercare-Phase:
Überwachung der Leistung: Das Hypercare-Team überwacht den Systembetrieb und analysiert seine Leistung, um Probleme oder Ausfälle schnell zu erkennen und zu beheben.
Reaktion auf Vorfälle: Bei Problemen ergreift das Hypercare-Team Maßnahmen zur Behebung und hilft bei der Lösung von Problemen, um die Auswirkungen auf die Benutzer und den Geschäftsbetrieb zu minimieren.
Benutzerunterstützung: Während der Hypercare-Phase steht das Team bereit, um Fragen zu beantworten und Benutzern zu helfen, die Probleme mit dem neuen System haben oder Unterstützung bei der Bedienung benötigen.
Anpassung und Optimierung: Hypercare ist auch die Zeit, um Feedback und Meinungen der Benutzer zum System einzuholen. Das gesammelte Wissen kann für weitere Anpassungen und Optimierungen genutzt werden.
Zusätzliche Punkte:
- Die Hypercare-Phase ist in der Regel im Implementierungspreis enthalten.
- Der Umfang der Hypercare-Leistung kann je nach Implementierungspartner und Kundenanforderungen variieren.
- Es ist wichtig, dass der Kunde während der Hypercare-Phase aktiv mit dem Support-Team zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass alle Probleme und Herausforderungen schnell und effektiv gelöst werden.
Zusammenfassung
Faktoren, die die Projektdauer beeinflussen:
- Kundenanforderungen
- Größe und technisches Know-how des Kundenteams
- Vorhandensein eines Lenkungsausschusses (sog. Steerco) und viele andere.
Die Implementierung des Salesforce-Ökosystems und ihre Dauer sind ein komplexes Thema. Wir hoffen jedoch, dass dieser Artikel Ihnen diese Frage nähergebracht hat und Sie uns kontaktieren werden, um das Implementierungsprojekt in Ihrer Organisation zu besprechen!
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